4 nõuannet kuidas viia SWOT analüüs läbi nii, et sellest on kasu ning et see annab Sulle sisendit tegevuskavasse

Miks SWOT oluline on?

SWOT-analüüs üks tõsisemaid esikoha pretendente kui keegi korraldaks võistluse, et leida kõige rohkem üleekspluateeritud ja valesti kasutatud "tööriist" juhtimise valdkonnas. SWOTi kohtab pea igas arengukavas ning äri- ja strateegiaplaanis ja kohati on see isegi nõutud kui eriti tähtis asi :-).
SWOT analüüsi põhi

>> Lae SWOTi tööleht alla siit.
Ega SWOT pole ju paha vahend, aga sageli on analüüs tehtud vigaselt või pole selleni üldse jõutud. Üks enamlevinud vigu on SWOT maatriksi vale kasutamine – see täidetakse valesti, täitmisel ei olda objektiivsed ning töö lõpetakse enne, kui see tegelikult valmis on.

Kindlasti ei ole SWOT mingi imerelv, mille abil saaks diagnoosida kõiki organisatsiooni ees seisvaid tänaseid ja homseid probleeme, aga õige kasutuse korral on tegemist siiski väga tõhusa tööriistaga, mis aitab meeskonnal otsustada. Eesmärk ei ole "SWOTi teha", vaid leida need väliskeskkonna trendid, mis teie organisatsiooni parimal moel edasi viiks.

Nõuanne #1: SWOT analüüs on kasulik siis kui sisestad info õigetesse lahtritesse - tee esmalt PESTLE analüüs

Meeskond koguneb ning selgitab ajurünnaku käigus välja organisatsiooni tugevused, nõrkused, ohud ja võimalused. Siin tehakse sageli kaks esimest viga.

Esimene viga on, et SWOT maatriksis ei paigutata tegureid õige nimetaja alla. Oluline on jälgida, et tugevused ja nõrkused tuleneksid ettevõtte sisekeskkonnast ning ohud ja võimalused väliskeskkonnast (ehk need asjad, mille toimumist meie ise mõjutada ei saa).

Vea vältimiseks on on mõistlik enne SWOT maatriksi täitmist väliskeskkonda eraldi analüüsida. Selleks, et see läheks lihtsamalt on võtta appi teine tööriist - PESTLE analüüs. Tuntud ka kui PEST analüüs. Kui taustainfo huvitab, siis loe Wikipediast miks PEST analüüs muutus PESTLE analüüsiks.

Hea tööriist selleks analüüsiks on PEST analüüsi alusel loodud konteksti kaart:

konteksti kaart - töövahend väliskeskkonna analüüsimiseks

Nõuanne #2: olge SWOTis ausad

Teine viga on, et enda vastu ei olda ausad. Sageli kiputakse pilti ilustama – kõiki ohtusid ei panda kirja ja tugevusi mõeldakse juurde.

Selle vältimiseks on oluline ajurünnaku käigus kirja pandud tegurid hiljem veel kord kriitiliselt üle vaadata ja veenduda nende tõepärasuses. Mõnikord võib olla vajalik oletuste valideerimine.

Nõuanne #3: SWOT analüüsi tehes vaadake asju kliendi vaatenurgast

Tugevused ja nõrkused tuleb kirja panna kliendi vaatest - kui ikka kliendi arvates see ei ole teie tugevus, siis seda ka kirja ei panda. Või kui klient arvab, et sama tugevus on ka konkurentidel, siis ei ole tegemist tugevusega, vaid nn piletiga turule. Jällegi pole seda mõtet kirja panna.

Kui peate vajalikuks omavahel arutada, millise kliendigruppi vaatest SWOTi teha, siis saate abi persoona loomise töölehest.

Nõuanne #4: analüüs peab ikka ka järgnema

Järgmine viga tehakse tihti sellega, kui pärast mõjutajate väljaselgitamist arvatakse, et töö on valmis. Saadud informatsiooni ei kasutata tegevusplaanide koostamise sisendinfona, vaid seda peetakse juba lõpptulemuseks, aga seda ta teps mitte ei ole.

SWOT on tegelikult tööriist, mis aitab koguda ja süstematiseerida "toorinfot", millega on vaja tööd edasi teha. Sellisel moel korrastatud mõtted annavad ettevõtte juhtidele oluliselt parema pildi hetkeolukorrast ning on suurepärane alusinformatsioon ettevõtte strateegia ning edasiste tegevuste sõnastamiseks.

Nõuanne #5: analüüsi jaoks keskenduge ainult kõige olulisemale sisule

Analüüsimiseks on vaja esmalt valida igast valdkonnast 4-6 kõige olulisemat tegurit. Tugevuste ja nõrkuste osas valige need lähtuvalt kliendi vaatenurgast. Ohtude ja võimaluste juures valige need, mille mõju ja tõenäosus on teie jaoks kõige suuremad. 

Seejärel vastake järgmistele küsimustele:
  1. Kas oma tugevusi kasutades oleme võimelised ära kasutama avanevaid võimalusi
  2. Kas oma tugevustele toetudes oleme võimelised vastu seisma välistele ohtudele
  3. Ega meie sisemised nõrkused ei takista meil väliseid võimalusi enda kasukas pöörata?
  4. Ega meie sisemised nõrkused ei tee meid väliste ohtude tõttu kergesti haavatavaks?

Viimase sammuna arutage, kas tugevused on piisavad, et nendest kujuneks pikaajalised konkurentsieelised ning kas nõrkused on piisavalt minimeeritud või on vaja nendega veel vaeva näha? 

Ainult nii on SWOT analüüsist päriselt kasu!

SWOT on kasulik, aga see siiski aitab analüüsida tänast olukorda. Ühe järgmise sammuna peaks kindlasti tegelema ka ühise tulevikupildi ehk visiooni loomisega. Selle jaoks jagasime nõuandeid ja tööriistu visiooni postitiuses.

P.S. Üks nõuanne veel - vältige targa jutu lõksu ehk rääkige lihtsas keeles nagu seletaksite asju sõbrale. Võite lausa kokku leppida ühe inimese - nn aknapesija - kes arutelu jooksul seda järgib.

P.S.S. Töövahendid ja nõuanded ärimudeli väliskeskkonna ja mudeli enda hindamiseks leiad sellest postitusest siin >>

Sul on vaja meeskonnaga SWOT analüüs teha? Võtke selleks aega, sest kiirustades ei saa süveneda. Meie stuudio on selleks hea koht!