Projektijuhtimine - kuidas luua head eeldused projektide ära tegemiseks? — Ajurünnakustuudio Loovusait

Projektijuhtimine, mis oma olemuselt on oskus tagada, et meeskonna käsutuses olevaid ressursse kasutataks kokkulepitud eesmärkide saavutamiseks kõige efektiivsemal viisil, on üks baasokustest, mida igaüks, kelle töö üks osa on seotud ideede elluviimisega, peaks valdama.

Me oleme juba mõnda aega oma klientidel aidanud ideede ellu viimisel rakendada OKR metoodikat, aga üha enam näeme, et paljudel meeskondadel on vaja ka projektijuhtimine viia uuele tasemele. On vaja, et projektimeeskond saaks kohe projekti alguses ühtemoodi aru projekti eesmärkidest ja sisust.

Ideaalne projektijuhtimise töövahend selle jaoks on taanlaste loodud projekti lõuend ehk Project Canvas. See on lihtsustatud ülevaade, mille abil prokjektijuhtimine muutub lihtsamaks, sest see visuaaliseerib projekti olulised aspektid ja parandab seeläbi kommunikatsiooni projektimeeskonna sees.

Siin postituses annamegi ülevaate sellest töövahendist.

Millest projektijuhtimine koosneb ehk mis on projekti lõuendi osad?

Kõrvalt vaadates võib projekitjuhtimine tunduda lihtne - tuleb vaid teiste tööl silma peal hoida. Reaalsuses nõuab projektijuhtimine aga kogemust ja teadmisi, et kõike samaaegselt hallata. Nagu eespool öeldiud on hea tööriist selle jaoks projekti lõuend. Originaal lõuendi ja põhjaliku juhendi (mõlemad inglise keelsed) saad alla laadida siit "Projektijuhtimine: lõuend ja manuaal", aga allpool anname sellest esmase ülevaate, mis on piisav selleks, et sul projektijuhtimine süsteemseks viia.

Projekti lõuend koosneb 12 sisulisest osast - selgitame allpool need ükshaaval kiirelt ja ülevaatlikult.

#1: Projekti vajadus - ütle seda maksimaalselt kahe lausega

Mis on selle sisu?

Miks projekt on algatatud?
Mis muudetakse paremaks ehk mis väärtust loob projekt algatajale, kaasatud inimestele ja projekti teistele osapooltele?

Miks oluline?

On suunanäitaja kogu projekti jooksul.
Defineerib, mida tahetakse saavutada ja loob meeskonna jaoks ühise arusaama.

#2: Projekti fookus - vajadus võib olla suurem kui suudate ette võtta, sõnastage siin millele teie projekti keskendub

Mis on selle sisu?

Mis osa tervikliku probleemi lahendamisest võtame oma ülesandeks?
Mis osa me ei võta oma ülesandeks?
Kas raha ja aega jätkub?

Miks oluline?

Projektijuhtimine on pikk protsess. Projektgi käigus tekib sageli uusi mõtteid ja ideid, aga need pikendavad projekti perioodi või suurendavad kulusid. Neid muudatusi võib teha, aga see peab olema teadlik. Fookus aitab meil need olukorrad ära tunda.

#3: Soovitud olukord peale projekti lõppu ehk Kirjeldage kuhu jõuate kui tegevused ära teete. Olge pigem detailne.

Mis on selle sisu?

Kirjeldab soovitud olukorda, mis saavutatakse kui projekt on ellu viidud.
Eesmärk peaks olema sama kogu projekti jooksul (nt tegevusi võib kergemini muuta).

Miks oluline?

Loob ühise visiooni, mille poole püüeldakse.
Loob eeldused, et saame panna paika edukriteeriumid, mille alusel saame hinnata, kas liigume õiges suunas ja õige kiirusega.

#4: Edukriteeriumid ehk kuidas mõõta nii, et see oleks meile kasulik ja informatiivne?

Mis on selle sisu?

Mõõdetavad ja ajaliselt määratletud kriteeriumid, mille järgi saame hinnata, kas liigume õiges suunas ja saada aru kui projekti eesmärk on saavutatud. Abiks võin siinkohal olla OKR metoodika.

Miks oluline?

Hoiab tähelepanu tulemuse saavutamisel, mitte tegevuste ära tegemisel.
On suurim motivaator inimeste jaoks.

#5: Millised on projekti vahe-eesmärgid - see on eriti oluline pikemate projektide puhul

Mis on selle sisu?

Need on olulisemad vahe-eesmärgid, mis on vaja saavutada, et jõuda soovitud olukorrani. Need võivad olla otsused, tulemused, kooskõlastused vmt.

Miks oluline?

Nutikas projektijuht jagab suure projekti väiksemateks sammudeks. See võimaldab edusammudest rõõmu tunda ja projekti vahetulemusi meeskonna ja väliste osapoolte jaoks arusaadavamaks teha.

#6: Tegevused projekti elluviimiseks

Mis on selle sisu?

Konkreetsed asjad, mis on vaja soovitud olukorra saavutamiseks ära teha. Kirjeldatakse tegevustena – teha, luua, saata, testida, korraldada, müüa, toota vmt. Panna juurde ka aeg ja järjekord.

Miks oluline?

Aitavad defineerida mida iga projektimeeskonna liige igapäevaselt teeb.
Selle alusel saame hinnata, mis ressursse on vaja (oskused, vahendid, raha, aeg).

#7: Projekti meeskond - see äge seltskond, kellega koos sellel teekonnal olete

Mis on selle sisu?

Kirjeldab, keda on soovitud olukorra saavutamiseks vaja. Igal liikmel peaks olema oma roll.

Miks oluline?

Kuigi ka üks inimene võib olla meeskond, on enamike projektide puhul vaja rohkem oskuseid ja/või aega kui ühel inimesel on pakkuda.
Siin kirjeldatakse vastusalad.

#8: Huvitatud osapooled ehk kellest meie tegevus veel sõltub?

Mis on selle sisu?

Välised osapooled, kellest sõltub projekti elluviimine või kellel on ootused tulemuste osas, aga kes ise ei ole tulemuste kasutajad. Võivad olla nii negatiivse kui positiivse mõjuga.

Miks oluline?

Sageli annavad nad projektimeeskonnale mingi ressursi või pakuvad teenuseid ning seeläbi nad otseselt mõjutavad tulemuste saavutamist. Nendega on oluline regulaarselt suhelda ja hoida neid arengutega kursis.

#9: Kliendi, kasusaajad

Mis on selle sisu?

Kelle elu muutub projekti tulemusel paremaks? Kelle jaoks seda tehakse? Selle sõnastamiseks vaata üle projekti vajaduse kirjeldus.

Miks oluline?

Nende jaoks ju kogu projekti tehakse. Nemad oskavad sulle öelda (või nende tegevuste põhjal saad hinnata) mida täpselt on vaja ning kas plaanitav lahendus on nendele väärtust loov.

#10: Ressursid

Mis on selle sisu?

Aeg, raha, vahendid ja oskused – mida, millal ja kui palju nendest on vaja selle projekti jaoks? Mis on olemas ja mis on vaja hankida? NB! Ärge alahinnake ajakulu!

Miks oluline?

Ilma ressurssideta ei saavutata ühegi projekti eesmärke. Ressursside täpne planeerimine on projekti võtmekoht. Eksimused siin viivad enamasti raiskamiseni.

#11: Piirangud

Mis on selle sisu?

Igal projektil on piirangud. Need võivad olla sisemised (nt mingit ressurssi on vähem kui vajame) või välised (nt mingit tegevust on mõistlik teha ainult mingi kindla aja jooksul või on defineeritud mingid standardid vmt, mida on vaja jälgida).

Miks oluline?

Kui piirangud on üheselt defineeritud, siis saab projekti tegevuste planeerimisel nendega arvestada ja vajadusel leida nutikaid lahendusi.

#12: Riskid

Mis on selle sisu?

Piirangud on olemas, aga riskid on negatiivse mõjuga asjaolud, mis võivad juhtuda, aga võivad ka mitte.

Miks oluline?

Riskide juures tasub hinnata nende juhtumise tõenäosust ja nende mõju suurust. Suurima tõenäosuse ja mõjuga riske peaksid maandama.

Boonus: tüüpvead, mida projektijuhtimise käigus ette tuleb

Vähene konkreetsus – tegevustel ei ole tähtaegu ja vastutajad; edukriteeriumid ei ole mõõdetevad jmt
Täpselt sõnastamata eesmärgid ja mõõdikud – igaüks loob projekti sisust oma peas oma versiooni ning isegi kui kavatsused on head ei saavutata tulemust, sest pingutus ei ole täpselt suunatud. Tegutsetakse nagu luik, haug ja vähk. Lahendus: tuleb defineerida soovitud olukord ja edukriteeriumid.
Fookuse hajumine – alguses ei defineerita, millist osa probleemist lahendatakse või unustatakse see projekti käigus. Tagajärjeks on raha ja/või aja lõppemine ning projekti kvaliteedi langus. Lahendus: fookus tuleb kokku leppida ning jooksvalt regulaarselt kontrollida.
Vale inimene hakkas projekti juhtima – peab olema otsustamisjulgus, kaasamisoskus, motiveerimisoskus, negatiivse tagasiside andmise oskus. Alguses tuleb ausalt hinnata, kelle isikuomadused on parimad. Algataja ei pea olema projektijuht.
Ressursside vale planeerimine – võib tuleneda kogenematusest või hooletusest. Projekti tuleb plaanida ajalised ja rahalised puhvrid.
Kõige ise tegemine – keegi ei suuda kõiges olla hea ning kellelgi ei ole piisavalt aega, et kõike üksi teha. Isegi kui sulle tundub, et sa teed ise asju kõige paremini, siis pead andma teistele võimaluse – nad keskenduvad ühele asjale, arenevad ja on sinust varsti paremad (selles ühes asjas).
Kehv kommunikatsioon – kui info ei liigu projektimeeskonna sees ja/või väliste osapoolte vahel, siis hakkavad inimesed oletusi tegema. Enamasti on selle tagajärg tüli ja riid. Projektimeeskonnas peab olema keegi, kelle esmane ülesanne on tagada info liikumine.

Projektijuhtimine ei ole tegelikult keeruline - kui seda süsteemselt teha.

Tahate projektimeeskonnaga koosolekut pidada? Ideaalne koht on selleks meie stuudio.

VAATA STUUDIOT