Blogi

Indrek Maripuu

Meil said OKRid paika, aga nüüd on ma-ei-tea-kust-alustada-tunne. Kuidas luua tegevuskava?

Käesolevas postituses räägime kuidas peale eesmärkide ja võtmetulemuste defineerimist luua tegevuskava, mis aitaks võtmetulemusi saavutada, leida kaasamiseks üles õiged inimesed ning tööd jooksvalt korraldada.

Kui sa pole kursis, mis on OKR metoodika, siis on sul hea alustada sellest OKR metoodikat avavast postitusest või tellida meie OKR raamat.

Milles siis tegevuskava koostamise väljakutse seisneb?

OKR juurtamine - milline peaks olema meie tegevuskava?

OKR on juhtimismeetod, mis aitab meeskondadel seada strateegilisi eesmärke ja mõõta nende saavutamist. Kõlab lihtsalt? Jah ja ei. 

OKR metoodika suurim erinevus levinud mõtlemisest on selles, et üldjuhul lepitakse ühiselt kokku eesmärgid ja nende mõõtmise viisid, kuid ei lepita kokku konkreetseid tegevusi, vaid eelistatakse jätta inimestele vabadus tegevuste valimiseks.

Selle mõtteviisi lähtekohaks on usk sellesse, et targad ja initsiatiivikad inimesed, kellele on antud otsustusvabadus, muudavad organisatsiooni paindlikumaks ja vilkamaks ning saavutavad kokkuvõttes paremaid tulemusi kui detailselt ettekirjutatud tegevuskava puhul.

Kõlab ilusti, aga paljudes meeskondades tekitab ainult eesmärkide ja mõõdikute defineerimine segadust ja ma-ei-tea-kust-alustada-tunnet.

Esimene samm tegevuskava koostamiseks: leppige kokku iga võtmetulemuse omanik

Igal võtmetulemusel peaks olema omanik, sest see aitab tagada vastutust ja selgust eesmärkide saavutamisel - iga meeskonnaliige teab, kelle poole pöörduda, kui tekib küsimusi või probleeme.

Lisaks aitab omaniku määramine tagada, et eesmärkide poole liikumine on jälgitav - omanik saab regulaarsetel PPP koosolekutel (vaata allpool, mis need on) anda teistele ülevaate saavutamise hetkeseisust.

Omaniku leidmine on enamasti lihtne, sest OKRi olemusest on aru saada, mis osakond peaks selle eest vastutama. Jääb üle vaid leppida kokku, kes osakonna töötajatest selle rolli enda kanda võtab.

Teine samm: hinnake, keda on vaja kaasata iga võtmetulemuse saavutamisesse ja moodustage meeskonnad

OKRi omanik ei tohi olla üksik töörügaja, kes üksi peab ära tegema, ega ka mitte kubjas, kes ainult teisi kamandab, vaid liider. Keda ta peaks kaasama?

Selleks analüüsige iga OKRi eraldi ja sõnastage selle saavutamiseks vajalikud oskused ja kogemused.

  1. Mõelge, millised osakonnad ja/või rollid mõjutavad OKRi saavutamist.

  2. Arutage, kes võiksid olla sobivad kaasatavad isikud ning millist panust nad võiksid anda.

  3. Rääkige nendega ja leppige ühiselt kokku iga kaasatud isiku vastutusalad - see võimaldab OKRi omanikul ja teistel meeskonnaliikmetel paremini jälgida OKRi edenemist.

Kolmas samm: viige läbi ajurünnak iga võtmetulemuse saavutamiseks vajaliku tegevuskava koostamiseks

Eraldi ajurünnak tuleks viia läbi iga OKRi nn „omanik meeskonnaga“.  Ajurünnaku eesmärk on, et meeskond mõtleb ühiselt välja ja prioritiseerib tegevused, mis aitavad neil oma OKRi saavutada. Kombineerides loovat ja analüütilist mõtlemist arutage läbi:
  1. Kui kaugele jõuame järgmise kvartaliga ja milline on võtmetulemuste tänane seis?
  2. Millised on meie OKRi kriitilised edutegurid?
  3. Mis on meie tegevuskava ehk millised on tegevused, mis aitavad meil kvartaalseid võtmetulemusi saavutada?

Neljas samm: hakake pidama regulaarseid PPP koosolekuid

Tegevuskava on tore, aga ilma jooksva infovahetuseta on oht, et lõhe eesmärkide ja tegelikkuse vahel kasvab liiga suureks. PPP koosolek tagab kiire infovahetuse – kuna oodatavad tulemused on mõõdetavad, siis pole vaja pikki kirjeldusi, vaid mõõdik annabki ülevaate. Igal osalejal on oma ülevaate jaoks 3 minutit.

PPP koosolekul on kolm lihtsat teemat:

  1. Progress. Mida saavutasin eelmine nädal? Edusammud ja lõpetatud ülesanded ning numbriline hinnang sellele, kui palju oodatavast tulemusest on saavutatud.
  2. Plaan. Mis ülesannetele plaanin eeloleval nädalal keskenduda? Kuidas see on seotud minu oodatava tulemusega?
  3. Probleem. Kas näen  takistusi, mis mind segavad? Kas keegi saab aidata?

Viies samm: kord kvartalis tehke põhjalikum analüüs

Kvartaalse töötoa eesmärk on hinnata eelmise kvartali tulemusi ning seada järgmise kvartali eesmärgid ja mõõdikud. Sellel töötoal on kolm fookust:

  1. Mida oleme kvartali jooksul õppinud ning kuidas saame seda edaspidi kasutada?
  2. Mida oleme kvartali jooksul oma aastaeesmärkidest saavutanud?
  3. Kuhu tahame jõuda järgmise kvartaliga?

See võiks toimuda iga kvartali viimase kuu keskel ja sellesse võiks olla kaasatud kõik võtmeisikud - juhtkond, OKRide omanikud ja võimalusel ka meeskondade liikmed.


Sellisel viisil tööd korraldes on meeskonnaliikmetel kogu aeg ülevaade kvartali fookusest, vajalikest tegevustest ja iganädalastest hetkeseisudest.


Meie aitame saavutada! Meeskondade toetamiseks on meil olemas OKR arenguprogramm!