Kui sul on vaja 20-60  inimest ühel ajahetkel veebikoosolekul kaasa mõtlema ja lahendusi ning ideid pakkuma saada, siis on metoodiline lähenemine hädavajalik. Vastupidisel juhul leiad ennast olukorrast, kus enamus ei räägi, ekraanid on pimedad ja tulemus kesine.

Üks tõhus füüsilises maailmas levinud metoodika, mille meie oleme aluseks võtnud ja ka videokonverentsidel toimima saanud, on Maailmakohvik. Nagu ilmselt enamus teavad, toimub Maailmakohviku puhul mitmes lauas paralleelsed arutelusessioonid ning iga sessiooni järel seltskonnad (v.a. teema juht) liiguvad järgmisesse lauda uut teemat arutama. Kui Maailmakohvik on Sinu jaoks täiesti uus metoodika, siis alljärgneva mõistmiseks oleks hea lugeda läbi Maailmakohviku postitus siin.

Meie kasutame üldjuhul Zoomi Pro paketti. Keskkond on mugav ja töökindel ning kõik vajalikud funktsioonid on olemas. Ilmselt teevad Google Meet ja Microsoft Teams töö ära sama hästi.

Teine oluline töövahend on töökeskkond, kuhu töögrupid oma tulemused kirja panevad. Ega siin palju tingimusi ei ole - vaata, et see võimaldaks salvestada ka pikemaid mõtteid (seega siin kohal Sli.do jmt ei sobi) ning oleks kasutajatele nii lihtne kui võimalik. Peale erinevate keskkondade katsetamisi - Miro, Mural jpt - oleme jäänud GoogleDocsi juurde. See on 99% osalejatest tuttav ja seega väga kiirelt võimalik kasutusele võtta ning enamus ei eksi seal ära. Viimane võib uskumatult kergelt juhtuda erinevate whiteboard´ide jmt kasutamise korral, sest need võimaldavad sisse ja välja suumida ning valida erinevaid töölehti - seda on juba piisavalt palju, et mõnigi kasutaja esmakordsel kasutamisel ära eksiks. Üldiselt kehtib muidugi reegel, et lauajuhiks sobib inimene, kes ei karda tehnoloogiat ja uusi olukordi, aga sellest hoolimata tasub olla pigem ettevaatlik.

Riistvara osas on hea kui lauajuhtidel on tagavara seade ka olemas - olgu või telefon - millelt ta saab koosolekule sisse logida kui põhiseadmega midagi juhtub. Jah, telefonist ta naljalt enam dokumenti ei täida, aga ta saab selle õiguse kellelegi edasi anda NB! Sellega koos peab moderaator uuele inimesele ka co-host õigused andma, sest muidu ei saa uus inimene teistega oma ekraani jagada.

Veel üks lihtne asi, mis vahel kipub ununema - kui mõnes kohas on mitu osalejat samas toas, aga igaüks töötab oma arvutis, siis on nendel kõrvaklappide kasutamine kohustuslik. Ei piisa sellest kui mikrofonid kinni pannakse - nii kui üks selle rääkimiseks avab tekib üpris raskelt talutav kaja, sest avatud mikrofon püüab teise arvuti kõlarist tuleva heli kinni ja saadab selle "uuele ringile".

Mikrofoniga klapid on head ka parema helikvaliteedi jaoks, sest ainult arvuti mikrofoni kasutades on helitugevuse kõikumine üpris suur kui rääkija vahepeal näiteks pead pöörab.

Enne inimeste töögruppidesse ehk nn tubadesse (Zoom Breakout Room meie lahenduse puhul) jagamist on hea tutvustada töökorraldust (vt allpool) ning ka korrata üle olulisemad reeglid. Kuna aeg on enamasti lühike (15-30 minutit sessioonile), siis on hea meelde tuletada, mida sessioonidelt tulemusena oodatakse. Näiteks kui otsite uusi ideid, siis öelda, et grupid ei kulutaks aega olemasoleva olukorra kirumisele, vaid keskenduks lahenduste kirja panemisele. Aga eks iga koosoleku eesmärk on erinev ja just sellest peakski siin lähtuma.

Meie soovitatud praktika on, et ainult nn lauajuhid avavad GoogleDocsi ja jagavad oma ekraani teistega (vajadusel proovige enne läbi, kas kõik oskavad seda teha). Loomulikult saab ka kokku leppida, et kõik avavad dokumendi ise, aga kogemus näitab, et see pigem tekitab segadust juurde.

Meie kasutame töökorraldust, et vastavad GoogleDocsi dokumendid valmistab moderaator ette (sh salvestab sinna arutelu jaoks vajalik taustainfo) ning jagab lauajuhtidega enne veebikonverentsi. Nii saab igaüks soovi korral sisse logida ja kontrollida, kas tal on muutmisõigused.

Selline lahendus annab moderaatorile topelt juurdepääsu - ta saab soovi korral liikuda erinevate ruumide vahel, aga saab ka lihtsalt dokumenti ennast sisse logida ja vaadata progressi seal. Suure hulga gruppide puhul annab see infot otsustamaks millisesse tuppa moderaatorit parasjagu appi vaja on.

Meie oleme üldjuhul moodustanud toad juhusliku valiku alusel - Zoom pakub sellist võimalust. Vajaduse korral saab gruppide koosseise muidugi ka ise täpsemalt suunata.

Teemade vahetamise kohta üks lihtne nipp - ära saada osalejaid uude tuppa, vaid liiguta lauajuhte, sest neid on vähem ja liigutamine läheb kiiremalt. Teiste sõnadega - meie kasutame praktikat, kus alguses moodustatud seltskonnad on algusest lõpuni koos ning ka samas toas. Liigub vaid lauajuht, kes siis oma "docs kaenlas" ennast ühel hetkel uuest toas leiab :-). Selleks, et see muudatus liiga järsk ei oleks, saab moderaator broadcast funktsiooni kasutades ka kõikidele osalejatele teatada, et kavatseb nüüd lauajuhte "liigutada".

Sama funktsiooni saab kasutada ka näiteks selleks, et anda osalejatele teada, et sessiooni lõpuni on jäänud n minutit ning aeg on määrata kirja pandud ideede prioriteedid.

Oleme igal pikemal veebikoosolekul avastanud ka vajaduse, et moderaator ei unustaks ennast mõnda tuppa liiga kauaks või ei läheks kohvi jooma :-) kui tubades arutelud sujuvad. Põhjus on lihtne - ikka on keegi, kes vajab uuesti tuppa liitmist. Olgu siis põhjuseks see, et ta hilines, pidi vahepeal ära käima, aku sai tühjaks, logis kogemata välja või veel mingi muu põhjus. Ikka juhtub! Aga sellel hetkel kui ta tagasi tuleb, peab keegi ta vastu võtma ja õigesse kohta tagasi suunama.