Kommenteeri

McKinsey soovitused kuidas muuta koosolekud efektiivsemaks

Otsused on juhtimise lahutamatu osa ning koosolekud on kohad, kus sageli otsuseid tehakse. Paljud juhid ütlevad, et koosolekuid on nende päevakavas rohkem kui tahaks ning koosolekutel kulutatud aeg ei ole alati kõige efektiivsem. Muuseas - üks suur Eesti organisatsioon tegi analüüsi kui palju e-maile saadavad koosolekul osalejad koosoleku ajal - selgus, et koosolekud olid kõige intensiivsem e-mailide saatmise aeg tööpäevas...

Joonistus: Valdek Alber
McKinsey hiljutine uuring ütles, et 61% juhtidest kulutavad vähemalt pool oma tööajast otsustamisele (sellest enamuse koosolekutel otsustamisele) ning see on ebaefektiivsem kui nad tahaks. Vaid veidi üle kolmandiku vastanutest (37%) ütles, et nende organisatsioonis tehakse otsuseid õigel ajal ning need on kõrge kvaliteediga. 

McKinsey pakub koosolekute efektiivsuse suurendamiseks välja kolm lihtsat küsimust ning soovitab, et ära vaata neid kui abstraktseid küsimusi, vaid võta praegu kohe oma kalendris olevad järgmised koosolekud ette ja küsi endalt allolevad küsimused. 

Küsimus nr 1: Kas peaksime üleüldse selle koosoleku tegema?

Ebavajalike koosolekute ärajätmine on ilmselt kõige tõhusam ajajuhtimise soovitus üldse. Tegelikult iga juht teab seda. Probleem on sellest, et kui sa kogu aeg seda endalt ei küsi, siis need koosolekud hiilivad päevadesse tagasi. Esmalt võta fookusesse korduvad koosolekud - need on viljakad pinnased selleks, et vajalike otsuste tegemise protsess muutuks ebaefektiivseks. Kui oled kindel, et pead nende korduvate koosolekutega jätkama, siis veendu, et seal osalevad alati vajalikud inimesed ning et nende sagedus on optimaalne (äkki nädalakoosoleku saab muuta kord kuus toimuvaks?).

Küsimus nr 2: Mis liiki koosolek see on?

Kõik teavad oma praktikast koosolekuid, mille eesmärk on hägune - kas midagi on vaja otustada, arutada või jagatakse lihtsalt infot? Kui see on segane, siis rusikareegli järgi ei ole kohal ei õiged inimesed, ega optimaalne arv inimesi. Kui kohal on liiga palju inimesi, siis hakataksegi vaatama koosolekut kui head rahulikku kohta e-mailide lugemiseks ja saatmiseks. Halb kooslekukultuur on aga väga nakkav.

Pea meeles, et kui 10 inimest istuvad kahetunnisel koosolekul, siis on ajakulu pool töönädalat, mitte 2 tundi.

Allikas: McKinsey

Teeme veel ühe rehkenduse. Kui 10 inimest osaleb 90 minutilisel koosolekul, siis on ajakulu kokku 15 inimtundi. Kui sa juhina räägiks iga osalejaga (10 inimest) neja silma all 9 minutit oleks sinu kui juhi ajakulu sama (90 minutit), aga terve organisatsiooni ajakulu oleks kõigest 2x90 minutit ehk 3 inimtundi. Vahe on viiekordne! Loomulikulkt ei maksa seda nüüd tõlgendada nii, et kõik koosolekud tuleks asendada silmast-silma vestlustega. Individuaalsel kohtumisel on olulised miinused - võib tekkida infosulg ning seal puudub ühise arutelu sünergia. Seega kokkuvõte on pigem, et leia nende vahel tasakaal.

Küsimus nr. 3: Mis on iga osaleja roll?

Selle küsimuse vastamine algab eelmise küsimuse vastusest - kohale peaks olema ainult õiged inimesed ning nad peaks teadma mida nendelt oodatakse. McKinsey annab ühe vahva mudeli - DARE (ingl. k. "järgi"):
  • Otsustajad (Decision makers) - ainsad, kelle on volitused otsustada. Kohal peaks olema kõik otsustajad, kes antud teema juures sõnaõigust omavad.
  • Nõuandjad (Advisers) - annavad otsustajatele sisendit ja seeläbi mõjutavad lõpptulemust, aga ei osale otsuse tegemisel.
  • Soovitajad (Recommenders) - viivad läbi analüüse, võrdlevad alternatiive, toovad välja plusse ja miinuseid ehk varustavad nõuandjaid ja otsustajaud sisendinfoga. Enamasti näevad nemad otsuste igapäevaseid mõjusid rohujuuretasandil.  Koosolekul nad alati osalema ei peagi, saavad sisendi anda ka muul moel.
  • Elluviiijad (Execution partners) - kuna nemad viivad asju ellu, siis peavad olema informeeritud. Mõnikord on arukas nad (või nende esindaja) otsustamise juurde tuua, sest siis nad saavad kohe algallikast küsida täpsustavaid küsimusi. 
Mis rolli siin ei olnud, aga koosolekul sageli kohtame? Turist. Turist on osaleja, kelle koosoleku juhataja kutsus, sest ta-peaks-ka-igaks-juhuks-kursis-olema, aga kellel tegelikult ühtegi eelpool kirjeldatud rolli ei ole. Teda ära kutsu.

Kui osalejad ning koosolekuliik on paigas, siis on abiks nope ühest teisest uuringust (see metauuring analüüsis 72 varasema uuringu andmeid, kokku ca 5 000 tiimi ja 17 000 tiimiliiget üle maailma),  mis ütles, et liiga palju koosolekute ajast kulub varem teada olnud info arutamisele - selgus, et tiimid, mille liikmed rääkisid  koosolekul omavahel rohkem, jagasid vähem uut infot, sest peamiselt räägiti juba teadaolevaid juttusid ning kiideti ennast. Seega, koosolekujuhatajana, hoolitse, et keskendute laserteravusega uuele infole!

Kokkuvõte - iga organisatsioon peaks oma piiratud ressursse kasutama nii säästlikult kui võimalik. Töötajate aeg ja tähelepanu (s.t. aega võib ületundidest proovida jurude võtta, aga tähelepanu on  siis palju kehvem) on erakordselt limiteeritud - iga viis seda säästa on kullahinnaline. Mõtle sellele igakord enne kui saadad välja koosoleku kutse või kui kinnitad osalemist koosolekul, kuhu sind kutsuti.


Lisa kommentaar

Email again: